La double réservation, l'erreur qui coûte un client
Samedi matin, deux clients se présentent pour la même voiture. L'un des deux repart déçu, ou vous louez en urgence une voiture chez un confrère. Le client perdu ne revient pas, et il le raconte.
L'erreur vient presque toujours du même endroit : plusieurs sources de vérité. Le carnet papier, le téléphone du patron, le tableur de l'employé, les messages Instagram. Chacune est juste, aucune n'est complète.
Un logiciel de planning de location règle le problème à la racine : une seule liste des réservations, consultée par tout le monde, et une vérification automatique avant chaque nouvelle entrée.
Comment éviter les doubles réservations : quatre règles
Avec ou sans logiciel, les agences qui n'ont jamais de doublon appliquent les mêmes règles. Kennach les rend simplement automatiques.
| La règle | Ce que fait Kennach |
|---|---|
| Une seule liste des réservations, pour tout le monde | Le comptoir, l'équipe et le site lisent et écrivent dans le même planning. |
| Noter une demande dès qu'elle arrive, même non confirmée | Une réservation « en attente » retient déjà la voiture. |
| Retirer les voitures indisponibles avant qu'on les promette | Un blocage (garage, usage personnel) les sort des propositions. |
| Vérifier avant de dire oui | Chaque réservation est comparée au planning avant d'être enregistrée. |
La deuxième règle est celle qu'on oublie le plus : la demande reçue sur WhatsApp à 22 h, « je confirme demain ». Saisie tout de suite, même en attente, elle protège la voiture. Laissée dans le téléphone, elle devient le doublon du samedi.
Toute la flotte sur un seul écran
Le planning affiche un mois entier : une ligne par voiture, une colonne par jour. Chaque réservation est une barre de couleur selon son état (confirmée, en cours, terminée), et les blocages apparaissent à part. Un trou dans le planning, c'est une voiture à louer.
Vous passez d'un mois à l'autre en un clic pour préparer la haute saison, l'été et le retour des MRE, ou les fêtes. Kennach fonctionne dans le navigateur : le planning s'ouvre aussi bien au comptoir que sur votre téléphone.
La disponibilité vérifiée à chaque réservation
Au comptoir
Quand un client se présente sans réservation, vous saisissez ses dates : Kennach ne propose que les voitures libres sur cette période, avec le prix déjà calculé. Pas besoin de vérifier le planning à part.
Sur votre site
Votre site de réservation lit le même planning. Si une voiture vient d'être prise au comptoir, le client en ligne ne la voit plus ; s'il était déjà sur la page, sa demande est refusée avec un message clair, et il choisit une autre voiture.
Quand une location change
Changer les dates, changer de voiture ou prolonger une location en cours repasse par la même vérification. Une prolongation acceptée produit son propre avenant au contrat.
| État de la réservation | Ce qu'il signifie | La voiture est-elle retenue ? |
|---|---|---|
| En attente | Demande reçue en ligne, pas encore confirmée | Oui, pendant le délai que vous fixez (30 min par défaut) |
| Confirmée | Vous avez accepté la réservation | Oui |
| En cours | Le client est parti avec la voiture | Oui |
| Terminée | La voiture est rentrée | Non |
| Annulée ou client absent | La location n'a pas lieu | Non |
Entretien, réparation, usage personnel : bloquez une voiture
Une voiture au garage n'est pas une voiture à louer. Depuis sa fiche, vous la bloquez sur une période en indiquant le motif : entretien, réparation, usage personnel, option pour un client, ou autre. Elle disparaît des propositions au comptoir et du site sur ces dates.
Un blocage ne peut pas être posé par-dessus une réservation existante : Kennach vous le signale, et vous déplacez d'abord la location. Personne ne promet une voiture qui part au garage.
La fiche de chaque voiture garde aussi son historique d'entretien et ses incidents, avec leur coût.
Assurance, visite technique, vidange : le planning s'en souvient
Louer une voiture dont l'assurance a expiré, c'est rouler sans couverture avec votre client au volant. Kennach refuse de la proposer : une voiture dont l'assurance ou la visite technique est expirée à la date de départ ne peut pas être réservée.
- Documents : le tableau de bord liste les voitures dont l'assurance ou la visite technique est expirée ou expire dans les 30 jours.
- Entretien : il signale les voitures dont la révision est due, à la date prévue ou à moins de 1 000 km.
- Retours : les retours en retard et les départs du jour sont en tête de l'écran d'accueil.
Les chiffres de la flotte (taux d'utilisation, voitures qui dorment, revenu par voiture) sont détaillés dans le tableau de bord de l'agence.
Questions fréquentes
Deux employés peuvent-ils réserver la même voiture ?
Kennach compare chaque réservation au planning au moment de l'enregistrer. Si la voiture est déjà prise sur ces dates, la réservation est refusée et l'employé choisit une autre voiture ou d'autres dates.
Que devient une demande en ligne que je ne confirme pas ?
Elle retient la voiture pendant le délai que vous fixez dans les paramètres (30 minutes par défaut), puis la voiture redevient disponible. Les demandes expirées apparaissent dans vos rappels, avec le téléphone du client, pour le recontacter.
Puis-je prévoir un temps de préparation entre deux locations ?
Il n'y a pas de battement automatique entre deux locations. Si vous voulez garder la voiture pour le lavage ou une vérification, bloquez-la sur ce créneau avec le motif « autre ».
Le planning fonctionne-t-il sur téléphone ?
Oui. Kennach fonctionne dans le navigateur, sur ordinateur, tablette ou téléphone, sans application à installer.