Chaque paiement enregistré, avec le nom de qui l'a encaissé
Un paiement dans Kennach n'est pas un chiffre dans un cahier : c'est une ligne attachée à une location, avec un type, un mode (espèces ou virement), une date et l'employé qui l'a enregistré. Le reste à payer se calcule tout seul, et chaque location affiche son état : payée, partielle ou impayée.
| Type de paiement | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Avance | Le client paie une partie à la réservation. |
| Solde | Le client règle le reste, au départ ou au retour. |
| Caution reçue | Le client laisse sa caution à la remise des clés. |
| Caution rendue | Vous lui rendez tout ou partie de sa caution. |
| Frais de dégâts | Un dommage constaté au retour est facturé. |
| Frais supplémentaires | Kilomètres en plus, carburant, lavage, retard. |
| Remboursement | Vous rendez de l'argent au client. |
Au départ, Kennach demande qu'au moins un paiement soit enregistré. Une voiture peut partir sans paiement, mais il faut alors écrire pourquoi : l'exception est assumée, pas oubliée.
La caution, suivie de la remise des clés jusqu'au retour
La caution n'est pas un revenu : c'est de l'argent du client que vous gardez. Kennach la compte donc à part. Vous voyez à tout moment combien vous détenez sur les locations en cours, et combien vous devez rendre sur les locations terminées.
Au retour de la voiture, Kennach calcule ce que la location a coûté en plus et propose le montant à rendre. Votre employé peut le modifier ; il ne peut pas rendre plus que ce que vous détenez.
| Exemple de retour | Montant |
|---|---|
| Caution reçue au départ | 5 000 MAD |
| Un jour de retard, au tarif de la voiture | - 300 MAD |
| Lavage | - 100 MAD |
| Carburant manquant (2 barres) | - 160 MAD |
| Caution à rendre, proposée par Kennach | 4 440 MAD |
Les frais proposés viennent de vos propres réglages et de l'état des lieux du retour : kilomètres au-delà du forfait, carburant par barre, lavage, jours de retard au-delà de votre tolérance, équipement manquant et dégâts constatés. Une caution oubliée n'existe plus : celles à restituer restent affichées sur le tableau de bord jusqu'à ce qu'elles soient rendues.
Caution de location de voiture : combien demander, et sous quelle forme
Aucun texte ne fixe le montant d'une caution de location au Maroc : chaque agence le choisit. Beaucoup l'alignent sur la franchise de leur assurance, puisque c'est la somme qui reste à leur charge en cas de sinistre, et l'augmentent pour les voitures haut de gamme. Dans Kennach, le montant est fixé voiture par voiture et affiché au client sur votre site avant qu'il réserve.
| Forme de la caution | À savoir |
|---|---|
| Espèces | Simple et immédiat ; à compter et à rendre en main propre. Enregistrée dans Kennach. |
| Virement | Traçable ; à vérifier sur votre compte avant le départ. Enregistré dans Kennach, avec sa référence. |
| Pré-autorisation sur carte | Le montant est bloqué sur la carte sans être débité, via le terminal de votre banque. Elle se gère sur le terminal, pas dans Kennach. |
| Chèque gardé en garantie | À éviter : voir ci-dessous. |
Le chèque de garantie est interdit
Accepter un chèque à condition de ne pas l'encaisser, pour le garder en garantie, est une infraction prévue par l'article 316 du Code de commerce, rappelée régulièrement par la presse. La pratique reste courante dans la location de voitures ; elle expose pourtant l'agence, pas seulement le client.
Les virements vérifiés, pas supposés
« Je vous ai fait le virement. » Avec Kennach, l'employé enregistre le virement avec la référence bancaire, la date et, si le client l'envoie, la photo du reçu. Le virement entre alors dans la liste Virements à vérifier, et une notification vous prévient.
Vous ouvrez votre application bancaire, vous retrouvez le virement, vous cliquez sur « Vérifier ». Tant que ce n'est pas fait, il reste dans la liste. Les paiements en espèces, reçus en main propre, sont considérés comme vérifiés.
Le reste à encaisser, en une seule liste
Le tableau de bord sépare l'argent réellement reçu, ce qui reste dû et les cautions. Le reste à encaisser se détaille par état de location (terminée, en cours, confirmée) et s'ouvre sur la liste des clients concernés, avec leur téléphone.
- Encaissé : l'argent réellement reçu, remboursements déduits.
- Reste à encaisser : ce que vos clients vous doivent encore, location par location.
- Cautions en cours : ce que vous détenez sur les voitures dehors.
- À restituer : les cautions des locations terminées, pas encore rendues.
Les mêmes chiffres, sur une période et comparés à la précédente, sont dans le tableau de bord de l'agence.
Reçus, corrections et confiance dans l'équipe
Pour une avance, un solde ou une caution reçue, le client reçoit son reçu par e-mail, et vous pouvez l'imprimer depuis la location. Au retour, une annexe imprimable récapitule kilomètres, carburant et frais.
Seul le propriétaire de l'agence peut modifier ou supprimer un paiement, et il doit indiquer pourquoi : la correction reste écrite dans l'historique de la location. Vos employés encaissent, ils ne réécrivent pas les comptes.
Questions fréquentes
Kennach accepte-t-il les paiements par carte ?
Non. Kennach n'encaisse rien : il enregistre les paiements reçus par l'agence, en espèces ou par virement. Le paiement par carte n'est pas proposé pour le moment.
Comment rendre seulement une partie de la caution ?
Au retour, Kennach calcule les frais (retard, kilomètres, carburant, lavage, équipement, dégâts) et propose le montant à rendre. Vous l'ajustez si besoin, et la restitution est enregistrée sur la location.
Mes employés peuvent-ils modifier un paiement ?
Non. Ils enregistrent les paiements, avec leur nom. Seul le propriétaire peut modifier ou supprimer un paiement, en écrivant la raison, qui reste dans l'historique de la location.
Kennach relance-t-il les clients qui doivent de l'argent ?
Kennach n'envoie pas de relance automatique. Il liste les locations avec un reste à payer et le téléphone du client, pour l'appeler ou lui écrire sur WhatsApp.