Une fiche complète par client, dès la première location
La première fois qu'un client loue chez vous, sa fiche se crée avec la réservation. Les fois suivantes, Kennach la retrouve, y compris quand il réserve sur votre site, et n'écrase jamais ce que vous avez déjà enregistré.
- Identité : nom, date et lieu de naissance, nationalité, téléphone, e-mail.
- Papiers : numéro de CIN ou de passeport, permis de conduire avec sa date et son lieu de délivrance.
- Adresses : au Maroc et à l'étranger, utile pour les MRE et les touristes.
- Entreprise : raison sociale et ICE, pour les locations aux sociétés.
- Notes et étiquettes : « client fidèle », « toujours en retard », ce que votre équipe doit savoir.
Les documents scannés, rangés au bon endroit
Sur la fiche, vous ajoutez le recto et le verso de la CIN, le permis et le passeport, en photo ou en PDF. Plus de photocopies dans un classeur ni de photos perdues dans le téléphone d'un employé : le document est sur la fiche, et il y reste.
L'historique de chaque client, et ce qu'il vous a rapporté
La fiche liste toutes les locations du client chez vous, avec leurs dates, la voiture et le montant, et le total qu'il vous a rapporté depuis le début. Au comptoir, en quelques secondes, vous savez à qui vous parlez : un habitué qui mérite un geste, ou un client qui a déjà posé problème.
La part de clients qui reviennent louer chez vous est suivie dans le tableau de bord : c'est l'un des meilleurs signes de la santé d'une agence.
La liste noire : un client à problème ne loue plus chez vous
Retard de plusieurs jours sans nouvelles, voiture rendue abîmée sans le dire, paiement jamais réglé : vous mettez le client sur liste noire depuis sa fiche, avec la raison. Kennach enregistre aussi qui l'a fait, et quand.
- Au comptoir, une réservation pour ce client est refusée.
- Sur votre site, sa demande n'aboutit pas : il voit un message qui l'invite à contacter l'agence, sans plus d'explication.
- Comme deuxième conducteur, il est refusé aussi : on ne contourne pas la liste noire en changeant de nom sur le contrat.
Votre liste noire reste la vôtre
Elle n'est visible que par votre agence et n'est jamais partagée avec d'autres agences sur Kennach. Ce que vous écrivez sur un client reste entre vous et lui.
Les rappels : les clients à recontacter cette semaine
Un fichier clients sert aussi à faire revenir les bons clients. La liste des rappels vous propose, chaque jour, les personnes à recontacter :
- les clients dont la demande en ligne a expiré sans être confirmée : ils cherchaient une voiture, et ils la cherchent peut-être encore ;
- les clients qui viennent de rendre leur voiture, pour prendre de leurs nouvelles ;
- les clients qui n'ont pas loué depuis plus d'un an.
Un clic ouvre l'appel ou la conversation WhatsApp. Kennach n'envoie rien tout seul : c'est vous qui choisissez qui appeler, et quoi lui dire.
Des papiers d'identité bien gardés
Une copie de CIN ou de passeport est une donnée sensible. Dans Kennach, les documents scannés sont stockés de façon privée : ils ne s'ouvrent que pour un membre de votre équipe connecté à votre espace, jamais par un lien public.
Chaque agence a son propre espace : aucune autre agence ne peut voir vos clients, et cette séparation est vérifiée automatiquement à chaque mise à jour du logiciel.
Ce que dit la loi 09-08
Un fichier clients est un traitement de données personnelles au sens de la loi n° 09-08, contrôlée par la CNDP. Trois points concernent directement une agence de location :
- L'autorisation de la CNDP. Un fichier est en principe déclaré à la CNDP avant sa mise en œuvre ; mais lorsqu'il comporte le numéro de la carte d'identité nationale, il est soumis à une autorisation préalable (article 12). C'est le cas de presque tous les fichiers d'agences de location.
- L'information du client. Le client doit être informé, au moment de la collecte, de l'identité de l'agence et de ce que deviennent ses données (article 5).
- La sanction. Tenir un fichier sans la déclaration ou l'autorisation exigée est puni d'une amende de 10 000 à 100 000 DH (article 52).
Pour ce fichier, votre agence est le responsable du traitement ; Kennach est son sous-traitant, qui héberge et protège les données pour son compte. Les démarches auprès de la CNDP se font au nom de votre agence.
Questions fréquentes
Un client qui réserve en ligne retrouve-t-il sa fiche ?
Oui. Kennach reconnaît le client et rattache la réservation à sa fiche existante, sans écraser les informations que vous avez déjà enregistrées.
Les autres agences voient-elles ma liste noire ?
Non. Votre fichier clients, liste noire comprise, n'est visible que par votre agence.
Où sont stockées les copies de CIN et de permis ?
Dans un stockage privé. Elles ne s'affichent que pour les membres de votre équipe connectés à votre espace Kennach, jamais par un lien public.
Kennach envoie-t-il des messages à mes clients ?
Seulement des e-mails liés à leur location : demande reçue, réservation confirmée, contrat à signer, reçus. Pas de SMS ni de message publicitaire : les rappels, c'est vous qui les faites, en un clic.