Le contrat de location de voiture, signé sur le téléphone du client

Un contrat de location complet, rempli tout seul

Un contrat de location de voiture doit permettre de savoir, des mois plus tard, qui conduisait quelle voiture, quand, dans quel état et à quelles conditions. Celui de Kennach reprend tout ce que vous avez déjà saisi :

• L'agence : votre logo et vos mentions légales (ICE, registre de commerce, identifiant fiscal).
• Le locataire et le deuxième conducteur : identité, adresse, CIN ou passeport, permis de conduire.
• La voiture : marque, modèle, immatriculation, kilométrage et niveau de carburant au départ.
• La location : dates et heures de départ et de retour, prix, mode de règlement, caution.
• Les conditions générales de location, suivies de vos propres conditions et de la ville du tribunal compétent, que vous réglez dans les paramètres.

Votre numérotation continue

Vous passez du carnet papier à Kennach en cours d'année ? Indiquez le numéro du prochain contrat, et Kennach continue à partir de là. Chaque numéro n'est utilisé qu'une fois : un contrat annulé garde le sien, et son remplaçant prend le suivant. Pas de trou, pas de doublon.

La signature électronique au comptoir, en trois étapes

1. Vous préparez le contrat. Kennach le fige : à partir de là, son contenu ne peut plus changer sans créer un nouveau contrat.
2. Le client scanne le QR code affiché sur votre écran, ou ouvre le lien reçu par e-mail ou par WhatsApp. Il voit le nom de votre agence, le numéro du contrat et le contrat en entier.
3. Il coche « Lu et approuvé » et signe avec son doigt. Le contrat signé apparaît aussitôt dans votre tableau de bord.

Le deuxième conducteur signe avec son propre lien. Chaque lien ne sert qu'une fois et expire au bout d'une heure par défaut : une photo du QR code envoyée plus tard ne permet pas de signer à la place du client.

Le client n'a pas de smartphone ? Imprimez le contrat, faites-le signer à la main, puis photographiez la page signée : la photo devient le contrat de référence dans Kennach.

La signature électronique est-elle valable au Maroc ?

Oui, avec une nuance qu'il vaut mieux connaître. Le texte en vigueur est la loi n° 43-20 relative aux services de confiance pour les transactions électroniques (Bulletin officiel n° 6970 du 18 mars 2021), qui remplace en grande partie la loi 53-05 encore citée sur beaucoup de sites.

• La loi distingue trois niveaux de signature électronique : simple, avancée et qualifiée.
• Une signature électronique ne peut pas être écartée comme preuve au seul motif qu'elle est électronique ou qu'elle n'est pas qualifiée.
• Seule la signature qualifiée, délivrée par un prestataire agréé, bénéficie de la présomption de fiabilité la plus forte.

Une signature tracée du doigt sur un téléphone est une signature électronique simple. Elle est recevable, mais en cas de litige, c'est à l'agence de montrer qu'elle est fiable : qui a signé, quel document, quand. C'est précisément pour cela que Kennach conserve, pour chaque signature, le texte accepté, l'horodatage, l'adresse IP, le navigateur et l'empreinte du contrat, à côté de l'état des lieux et de ses photos.

Kennach ne délivre pas de signature qualifiée et ne prétend pas qu'une signature sur téléphone équivaut à une signature manuscrite. Pour un dossier sensible, rien ne vous empêche de faire aussi signer le contrat imprimé.

L'état des lieux de départ et de retour, sur le parking

La plupart des litiges d'une agence de location naissent au retour : « cette rayure était déjà là », « j'ai rendu le plein ». La réponse se prépare au départ, avec un état des lieux fait sérieusement.

Au départ

• Vérification d'identité : nom, téléphone, permis, CIN ou passeport.
• Kilométrage et carburant : le compteur ne peut pas être inférieur au dernier kilométrage connu ; le carburant se note en barres, de 0 à 8.
• Équipements : poste radio, clé, documents, roue de secours, cric et manivelle, enjoliveurs, kit de sécurité, GPS, lavage.
• Dégâts existants : emplacement, description et photos, pris avec le téléphone.

Au retour

L'employé saisit l'heure de retour, le kilométrage et le carburant, coche les équipements et note les nouveaux dégâts. Kennach compare avec le départ et propose les frais : kilomètres au-delà du forfait, carburant manquant, lavage, retard, équipement manquant, dégâts. Il en déduit le montant de caution à rendre, puis imprime le récapitulatif du retour.

Des contrats archivés, retrouvés en quelques secondes

Chaque contrat est rangé avec sa location et sa fiche client. Vous le retrouvez par la référence de la réservation, le nom ou le téléphone du client, et vous l'imprimez au format A4 quand il le faut : pour un constat, une contravention ou un litige.

• Prolongation : un avenant est créé, rattaché au contrat d'origine.
• Erreur sur un contrat : vous l'annulez et le remplacez ; l'ancien reste archivé, avec son numéro.
• Contrat vierge : vous pouvez imprimer un contrat vierge pour un dépannage, sans consommer de numéro.

Les réservations qui mènent à ces contrats arrivent du comptoir ou de votre site de réservation, et le client retrouvé dans votre fichier clients n'a pas à redonner ses papiers.